كيفية القيام بمسك الدفاتر؟

المحاسبة ومسك الدفاتر هما جزء أساسي من إدارة أي عمل بنجاح. في هذا العالم المالي المعقد، يأتي الفهم الدقيق للأرقام وتسجيلها بدقة كمهارة أساسية. سنلقي الضوء في هذه المقالة على كيفية القيام بمسك الدفاتر بشكل فعال.

1- البرامج المحاسبية أو جداول البيانات:

يمكنك الحصول على بجعات برامج محاسبية التي تساعدك في بدء تسجيل معاملاتك التجارية، وتأكد من أن تحصل على واحدة من تلك البرامج التي تحتوي على ميزات تسهل عملية مراقبة تلك العمليات، مثل إمكانية الانطباق مع معاملات البطاقة الائتمانية والقدرة على الوصول إلى كشوف الحساب البنكي.

إذا كنت تفضل البدء بالأمور اليدوية، يمكنك الحصول على إحدى قوالب الجداول ببرنامج مايكروسوفت إكسيل من الإنترنت بسهولة.

2- تصنيف فئات المعاملات:

كلما سجلت معاملة في نظام مسك الدفاتر، يجب عليك تصنيفها.

قم بتنظيم الفواتير التي تستلمها، وعند شراء شيء ما، يجب تسجيل جميع التفاصيل المتعلقة به على الفور مثل السعر وتاريخ الشراء والغرض من الشراء وتحت أي فئة من النفقات سيتم تصنيفه، وسيتم التعامل مع هذه الأمور بشكل مختلف عند إعداد الإقرار الضريبي، لذا تأكد من تسجيل البيانات في ذلك الوقت.

يجب أن نلاحظ أنه من المفيد إنشاء صندوق مخصص للنفقات اليومية وتسجيل جميع النفقات الصغيرة ضمنه.

3- رقمنة الايصالات والفواتير:

وسيلة جيدة لمنع فقدان السجلات المالية وتوفير الوقت في مسك الدفاتر هي تحويل الإيصالات إلى ملفات رقمية. الجهات المعنية التي يجب تقديم الإقرار الضريبي لها، مثل هيئة الزكاة والدخل في المملكة العربية السعودية، تطلب بعض الإيصالات للنفقات. في بعض الدول، يمكن أن تطلب تلك الجهات بعض إيصالات النفقات بعد مرور ثلاث سنوات من تقديم الإقرار الضريبي، لذا يجب احتفاظ بها بشكل رقمي.

بلا شك، أصبحت الرقمنة أو التحول الرقمي في عمليات المحاسبة والإدارة ضرورة تسهل الأمور بشكل كبير، وفي مقال سابق تحدثنا عن أثر هذا التحول على شركتك الناشئة.

4- المطابقة بين الحسابات البنكية والسجلات :

يتم ذلك من خلال مراجعة وإعادة النظر في سجلات الحسابات المالية والتأكد من تطابق البيانات المدرجة فيها مع الحسابات البنكية، وهذا الإجراء هو الخط الأول الذي يضمن عدم وقوع أخطاء في تدوين الحسابات، وفي حال وقوع أي خطأ، يتم تصحيحه على الفور، ويجب تنفيذ هذه العملية مرة كل شهر.

5- تخصيص وقت لمسك الدفاتر:

عندما تبدأ في زيادة الإيرادات وتحقيق النفقات في عملك، سيكون من الصعب تذكر كل المعلومات والبيانات. لذا، من المهم تخصيص وقت في جدولك الزمني لتسجيل تلك المعاملات والفواتير بشكل صحيح، لتبقى على علم بجميع الإيصالات والفواتير.

6- تسليم المهمة للمختصين:

إذا واجهت صعوبة في مسك الدفاتر أو لم تتمكن من إدارة جميع المهام المطلوبة كرائد أعمال مبتدئ لتطوير مشروعك الخاص، يمكنك تفويض هذه المهمة إلى محاسب متخصص أو شركة متخصصة مثل الحصيني. يعمل فريقنا على تقديم خدمة مسك الدفاتر بواسطة الأنظمة السحابية، من خلال استيراد كشوفات حساباتك البنكية، وتصنيف المعاملات، وإعداد التقارير في الوقت المحدد. سيساعد هذا في تحرير وقتك لتتمكن من التركيز على المهام الأخرى الاستراتيجية في عملك.

ختاما :

نرجو أن تكون قد استفدتم من هذه النصائح حول كيفية مسك الدفاتر. ولا تتردد في طلب خدمة المحاسبة من شركتنا الحسيني للمساعدة في تنظيم حساباتكم بشكل محترف. شكرا لكم على متابعتكم ولا تترددوا في مشاركة آرائكم وتعليقاتكم معنا.