تمتلك المحاسبة الداخلية دوراً هاماً في تحسين أداء الشركات وضمان فعالية العمليات. من تقويم المعلومات المحاسبية إلى التطوير والمراجعة، هناك 7 مهام تساهم في تعزيز الجودة والنزاهة في العمل المحاسبي. دعونا نلقي نظرة على كيفية تحقيق هذه المهام الحاسمة وتحسين إجراءات المحاسبة الداخلية.
1- تقسيم المهام:
يجب توزيع المهام وتقسيم المسؤوليات المتعلقة بتلك المهام على عدة أفراد، بدلاً من إسناد كل السلطة والمسؤولية إلى شخص واحد، وذلك لتقليل مخاطر الاحتيال والسرقة وسوء الاستخدام والأخطاء البشرية.
على سبيل المثال، يجب ألا يكون الشخص الذي يستلم النقود من العملاء هو نفسه الشخص الذي يقوم بحساب تلك النقود وتقديم تقارير عنها، كما يجب ألا يكون الشخص الذي يدير تسجيل المعاملات المالية هو نفسه الشخص الذي يوافق على تلك المعاملات المالية.
2- الاعتماد على الإجراءات التشغيلية الموحدة:
اعتمد على إجراءات التشغيل الموحدة لضمان الاتساق والدقة والامتثال في تنفيذ العمليات المالية. يتضمن ذلك تحديد الخطوات المطلوبة لكل مهمة لتقليل خطر الأخطاء وسوء الإدارة.
كيف تعمل إجراءات التشغيل الموحدة؟
قم بتوثيق الإجراءات الصحيحة لجميع العمليات المالية، بما في ذلك تقسيم المهام، وقم بتدريب موظفيك عليها.
لا تنسى أن تقوم بمراجعة وتحديث إجراءات التشغيل الموحدة بانتظام لتعكس أي تغييرات في اللوائح أو العمليات التجارية.
3- تسوية الدفاتر دورياً:
إن تسوية الحسابات بانتظام تسهم في ضمان تناسق سجلات الشركة المالية مع بيانات البنوك والفواتير والتقارير المالية الخارجية الأخرى، وتساعد في اكتشاف أي تباينات أو أخطاء أو احتيال محتمل في مرحلة مبكرة.
من الأفضل وضع جدول زمني محدد لإجراء عمليات التسوية، سواء كان ذلك يوميًا أو أسبوعيًا أو شهريًا وفقًا لحجم وتعقيد المعاملات.
4- إجراء عمليات التدقيق الداخلي بانتظام:
ينبغي فحص العمليات المالية للشركة بانتظام والتحقق منها, وتنفيذ عمليات التدقيق الداخلي بانتظام لضمان الامتثال لإجراءات التشغيل الموحدة واللوائح الخارجية.
التدقيق الداخلي يمكن أن يتم من قبل مدققين حسابات مستقلين داخل المنظمة أو من قبل محاسبين استشاريين مستقلين خارج الشركة.
5- التوثيق وحفظ السجلات:
تقديم التوثيق والحفاظ على السجلات بشكل جيد يوفر مسار واضح لمراجعة جميع العمليات المالية، مما يساعد في زيادة الشفافية والمساءلة، ويضمن القدرة على تتبع العمليات من البداية إلى النهاية.
من الجدير بالذكر أن استخدام نظام موثق لإدارة الوثائق يسهل عملية تخزينها وتنظيمها وتتبعها إلكترونياً، مما يزيد من كفاءتها ويسهل استرجاعها.
6- الوصول المحدود:
ينبغي منح الموظفين المصرّح لهم بالوصول إلى البيانات المالية الحساسة والسرية أذونات تتيح لهم الوصول إلى تلك البيانات والاطلاع عليها والتفريق بينهم وبين الموظفين غير المصرّح لهم بها، بهدف تقليل احتمال التلاعب بالبيانات والاحتيال.
7- استخدام الأتمتة والتكنولوجيا:
يعزز استخدام التكنولوجيا الجديدة مثل الذكاء الاصطناعي (AI) من دقة وفعالية العمليات المحاسبية بشكل كبير، بالإضافة إلى تقليل الأخطاء اليدوية وتحسين تحليل البيانات، ويوفر الوقت للموظفين للتركيز على المهام الاستراتيجية الأكثر أهمية.
ختاما :
أتمنى أن تكونوا استمتعتم بقراءة هذه المقالة واستفدتم من النصائح لتحسين إجراءات المحاسبة الداخلية في شركتكم. ننصح بشدة بطلب خدمة محاسب قانوني لضمان الامتثال للقوانين واللوائح المالية. نحن هنا لمساعدتكم في أي استفسارات أو استشارات تحتاجونها. شكرًا على قراءتكم ونتطلع إلى التواصل معكم مرة أخرى.
Commentaires